キー・ポイントは「GrpMail」、「WebFile」が徳島大正銀行で2025年3月11日よりサービスを開始します。
キー・ポイント
キー・ポイントは「GrpMail」、「WebFile」が徳島大正銀行で2025年3月11日よりサービスを開始。
「GrpMail」、「WebFile」はこれまで2,000社以上に導入され、20年以上にわたり企業の安全でスムーズな情報共有を支えてきました。
両サービスの導入により、メールの送信ミスや情報漏洩リスクを大幅に低減し、ファイルの送受信や管理を一元化することで金融機関のDX、業務効率化、セキュリティ向上に貢献します。
■「GrpMail」「WebFile」導入の背景
近年の金融庁の監督指針では、特にデジタル化の推進とリスク管理の強化が強調されており、金融商品取引業者には、電子募集取扱業務の適正性、システムリスクの管理、および顧客資産の保護に対する詳細な指針が設けられています。
これを背景に「GrpMail」、「WebFile」の導入は、このデジタル化推進、リスク管理の一環として位置付けています。
「GrpMail」の機能では営業店の渉外担当者に個人のメールアドレスを支給することなく、営業店毎のメールアドレスを各個人で共有しつつ使用できます。
これにより、個人にメールアドレスを支給するリスクを極小化しながら、個人のメールアドレスを支給するのと同等のコミュニケーションを実現することが可能になります。
「WebFile」のシステムを連携することで、メールにファイルを添付して送信する際のセキュリティ対策として、セキュリティ上問題のあるPPAP方式に代わり、セキュアな環境でファイル送受信・共有・管理ができるようになります。
徳島大正銀行では、共有メールアドレスの運用における対応の不透明さや、従来の環境による業務負担の増加、PPAP運用継続によるセキュリティリスクといった課題を解決するため、メール共有管理システム「GrpMail」と、安全なファイル共有システム「WebFile」の導入に至りました。
■GrpMailの特徴と機能
GrpMailイメージ画像
GrpMailは、複数人で一つのメールアドレスを共有し、一元的にメール管理を行える革新的なシステムです。
直感的に操作できるシンプルなユーザーインターフェースを備え、教育コストを削減しつつ、二重対応や対応漏れを防止します。
タグ機能によりメールの分類が簡単にでき、返信待ちのメールも見逃すことなく管理可能です。
GrpMailは20年の実績を持ち、安定したサポートと信頼性を提供するため、ビジネスの効率化に最適です。
■GrpMailの主な機能
〇 権限別管理
各ユーザーに適切な権限を設定し、運用の安全性を保つ
〇 上長承認機能
ユーザー、権限毎に上長承認の要否を細かく設定し、運用の安全性を保つ
〇 タグ管理
メールにタグを付けて管理し、検索や整理を容易にする事で、効率化を図る
〇 放置メール警告
未対応のメールがある場合にはアラートを出し、忘れや漏れを防ぐ
〇 対応履歴
メールごとの対応履歴を確認でき、透明性の高いコミュニケーションを実現
■WebFileの特徴と機能
WebFileイメージ画像
WebFileは、企業間の大容量ファイル送受信とストレージ管理を簡易化するサービスです。
このシステムを使用することで、ファイルの送信、回収、保管を一括で行い、作業効率を大幅に向上させることができます。
セキュリティは高度で、誤送信防止や情報漏洩対策も充実しており、管理者による承認プロセスも設けられています。
また、ファイルの一斉配布や収集が可能で、特に大量の情報を扱う際に効率的です。
このツールは、企業の業務プロセスを効率化し、セキュリティを保ちながら情報共有をスムーズに行う手助けをします。
■WebFileの主な機能
〇 ファイル送付[PPAP対策]
ファイルをセキュアな環境を介して受取人に送付可能
〇 ファイル受取[PPAP対策]
ユーザーからファイルをセキュアな環境を介して受取可能
〇 一斉ファイル送付
異なるファイルを同時に多数の受取人にそれぞれ送付可能
〇 一斉ファイル受取
多数のユーザーからファイルを一括で受取可能
〇 上長承認
ファイル送付前に上長の承認の要否を設定可能
〇 パスワードロック
送付・受取ファイルにパスワード保護(ワンタイムパスワード等)を設定可能
〇 配布停止
必要に応じてファイルの送付を停止し、情報漏洩を2段階で防止可能
