文字起こし、テープ起こしサービスを提供しているデータグリーンを運営するアラジンは、新コンテンツ「議事録と文字起こし」を公開しました。
データグリーン「議事録と文字起こし」
https://www.data-green.jp/minutes/
議事録とは会議の内容を文字としてまとめ記録したものとなります。
備忘録とし保管することで、会議での決定事項やその経緯を再確認でき、会議の欠席者にも情報を共有することができます。
また参加者間の認識違いや重要事項の把握漏れなどを防ぐことにもつながります。
議事録の形式は大きく分けて「会話形式」と「要約形式」の2種類があります。
■会話形式
会議での発言内容を時系列で記録した議事録になります。
会議の流れや発言内容、決定までの過程を把握しやすい反面、決定事項や会議の要点が分かりづらい、作成に時間がかかるというデメリットがあります。
会議の質疑応答や話者の区別を明確に記録したい場合は、会話形式の議事録がお勧めです。
文字起こしをする際には、可読性を上げるため言いよどみ・言い直しを修正した「ケバ取り」での依頼が多くあります。
また文章全体を整え直す「整文」では、そのまま議事録として使用される場合もあります。
逆に一言一句そのまま書き起こす「素起こし」の場合は、研究や検証等での特殊な利用を前提とした場合での依頼があります。
■要約形式
会議の内容を全体的に整理し簡潔にまとめた議事録になります。
時系列ではなく、決定事項や重要な点のみを箇条書きなどで記載することで、会議の内容を短時間で把握できます。
なお、要点を簡潔にまとめたものになるため、会議の流れや決定までの過程は把握できないことがデメリットとなります。
文章全体を整え直す「整文」で文字起こしを行い、その結果を元に編集するとまとめやすくなります。
■新コンテンツ「議事録と文字起こし」
会議後に議事録を作成する場合は、会議を録画または録音し、動画データや音声データをもとに議事録を作成されることをお勧めします。
現在の議事録の主流は要約形式になっていますが、重要な会議であればあるほど結論にいたるまでの議論やどのような経緯でそういう結論になったのかが必要となる場合があります。
当初は要約形式でという予定だったのに、後から会話形式の議事録が必要になった場合でも、動画・音声データがあれば後日に文字起こしをすることが可能です。
AIやアプリを利用しての文字起こしの場合、音質が悪いと正確に文字起こしされず誤った語句が多数含まれていたり、その部分だけ全く起こされてなかったりして、結局後で人の手で聞き直しと修正を行う必要がでてきます。
また、自動文字起こしでは通常は音をそのまま起こしていくため、「えー」や「あのー」などの意味のない言葉や、言い淀みや言い間違いなどもそのまま起こされる「素起こし」の状態となり、読みづらいテキストになりやすく一般的な議事録には不向きとなります。
■AIとデータグリーンでの文字起こしサンプル
▼例(1) 話者の声が小さく聞き取りづらい場合
× AIでの文字起こし
本日行われます取締役会の方に報告をいたしまして
〇 データグリーンでの文字起こし
本日の審査については、後日行われます取締役会に報告をいたしまして、
→途中の文章が全く起こされていません。
▼例(2) 複数の発言が重なっている場合
× AIでの文字起こし
A：ご指名であります
B：今後の会見は
C：これは審議会ということで、大体ご予定を
〇 データグリーンでの文字起こし
A：ご指名いただいたら対応します。
B：今後の会議の予定について。
C：これは審議会ということで、皆さんに大体ご予定を
→発言が重なるとAIでは正確に文字起こしができていません。
▼例(3) ケバが多い場合
× AIでの文字起こし
えー、今日はですね、あのサポートの中田と共にセッションを進めていきたいと思います。
〇 データグリーンでの文字起こし
今日はサポートの中田と共にセッションを進めていきたいと思います。
→ケバが入り読みにくい文章になっています。
▼例(4) 誤変換されている場合
× AIでの文字起こし
やむを得ず至る時計で情報を扱う場合は
〇 データグリーンでの文字起こし
やむを得ずインターネット経由で情報を扱う場合は
→意味が通らず、元の音声を確認する必要があります。
人の手による文字起こしは実際に行ってみると、経験がない方の場合は実際の音声データの長さの10倍以上の時間がかかることも珍しくはありません。
文字起こし専門の業者を利用いただいたほうが、自分で文字起こしを行うより結果的にコストが抑えられます。
データグリーンでは、会議の録画・録音データのような難易度の高い文字起こしでも、AIによる音声データの解析技術と熟練ライターの豊富な経験・ノウハウを組み合わせ、「精度の高い文字起こしサービス」を提供します。
また、議事録の場合、会議名や開催日、参加者の記載などフォーマット形式が決まっているような場合でも、お客様の書式にあわせて納品させていただくことも可能です。
